Microsoft access 2016

1. Elementos básicos de Access 2016

2. Crear, abrir y cerrar una base de datos

3. Crear tablas de datos

4. Modificar tablas de datos

5. Propiedades de los campos

6. Las relaciones

7. Las consultas

8. Las consultas de resumen

9. Las consultas de referencias cruzadas

10. Tablas

10. Las consultas de acción

11. Los formularios

12. Los informes

13. Los controles de formulario e informe

14. Las macros

15. Configurar la interfaz

16. Herramientas de Access

17. Importar y exportar datos Unidad 1. Elementos básicos de Access 2016  Microsoft Access 2016 es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office 2016, dirigida a usuarios domésticos y pequeñas empresas. Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que cualquier usuario (sin ser experto informático) pueda aprender a manejarla rápidamente como pretendemos enseñarte con este curso. Después de ver el apartado de novedades que ofrece Access 2016 frente a versiones anteriores, veremos cuáles son los elementos básicos de Access 2016 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema. 1.1. Novedades de Access 2016 La verdad es que versión 2016 de Access no contiene apenas novedades sobre la versión anterior, . A continuación vamos a ver las principales novedades.  ¿Qué desea hacer? Esta es la novedad más interesante ya que permite buscar comandos de forma muy efectiva, basta empezar a escribir el nombre del comando en la caja de búsqueda para que aparezcan los comandos relacionados. Hasta ahora, cuando buscábamos en la ayuda nos remitía a una página donde se explicaba el tema en cuestión, la novedad es que ahora podemos hacer clic y ejecutar el comandodirectamente. Por ejemplo, si no nos acordamos donde está el comando Reemplazar, empezamos a escribir "reemplazar" en la caja de búsqueda de ¿Qué desea hacer? y al escribir las primeras letras veremos como aparece el comando Reemplazar, tal y como muestra la siguiente imagen. Si hacemos clic en Reemplazar se ejecutará ese comando y nos aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. También disponemos de la opción clásica de buscar ayuda sobre un tema en las páginas de Ayuda de Access, para ello tenemos la última opción, en este caso Obtenga ayuda sobre "reemp". Si queremos buscar ayuda en Internet disponemos de la segunda opción, Buscar. Con esta nueva herramienta ya no perderemos tiempo buscando en que parte de la cinta de opciones se encuentra un determinado comando, será mucho más rápido escribir su nombre en la caja de búsqueda. Incluso si no recordamos en nombre del comando podemos escribir una palabra relacionada y, posiblemente, Access sea capaz de encontrarlo. Por ejemplo si escribimos "asistente" nos aparecerán los asistentes disponibles para que elijamos el que estabamos buscando. Nuevos temas de Office Estéticamente lo único que ha cambiado en el nuevo Access 2016 es el color rojo pálido de la zona superior y algunos otros detalles incluidos en el tema Multicolor, como puedes ver en esta imagen. Si te gusta más el tema anterior de aspecto blanco que ves en la siguiente imagen, puedes cambiarlo desde Archivo, Opciones, apartado General, y en Tema de Office elegir Blanco, como puedes ver en la siguiente imagen. Exportar información de datos vinculados a Excel Las tablas vinculadas continen datos ubicados fuera de la base de datos actual de Access, bien en otra base de datos o bien en otros archivos. Para ver las tablas vinculadas basta ir a la pestaña Datos Externos y hacer clic en Administrador de tablas vinculadas, tal y como vemos en la siguiente imagen. Si esto no es suficiente para nosotros y queremos tener esta información en un documento Excel, en esta versión de Access 2016 se ha creado una nueva opción que crea un documento Excel con esta información de las tablas vinculadas. Esto esta pensado para cuando existen gran cantidad de tablas vinculadas. Para ello basta marcar la casilla de las tablas que deseemos y se activará el botón Exportar a Excel de la parte derecha. Al pulsarlo nos pedirá la ruta donde queremos guardar el documeto de Excel y se creará el documento. Este documento tendrá el aspecto similar que ves en la siguiente imagen, en este caso hemos seleccionado tres tablas vinculadas.  Ampliación del cuadro de diálogo Mostar tabla En ocasiones el cuadro de diálogo Mostrar tabla se quedaba pequeño cuando había muchos elementos, en Acces 2016 es un poco más grande. A este cuadro de diálogo se accede desde varios sitios, por ejemplo, desde la pestana Crear, pulsando en Diseño de consulta. Plantillas mejoradas En Access 2016 se han rediseñado varias plantillas para tener un aspecto más moderno. Por ejemplo, las plantillas Seguimiento de asuntos, Contactos, Administración de proyectos, Alumnos y Tareas de administración. Y para acabar este punto de novedades de Access 2016 diremos que con la próxima versión de SharePoint 2016, los clientes con SharePoint 2016 con servicios de Access dentro de sus organizaciones verán nuevas características y obtendrán ventajas de las mejoras de servicio. Como ves Access 2016 no cambia mucho respecto a Access 2013, ademas todo lo que funcionaba en Access 2013 sigue funcionando igual en Access 2016, por esto muchos de los vídeos de este curso son los mismos que los del curso anterior ya que son exactamente igual. 1.2. Conceptos básicos sobre Bases de Datos Si quieres aprender o repasar conceptos básicos sobre bases de datos o quieres conocer los objetos que maneja Access 2016, consúltalo aquí . 1.3. Arrancar y cerrar Access 2016 Veamos las formas básicas de iniciar Access 2016. - Desde el botón Inicio de Windows 10 , situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , veremos una pantalla similar a a la que se muestra a continuación En la columna de la izquierda aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si usamos Access habitualmente, aparecerá en la parte superior de la lista, en le apartado Más usadas, en otro caso bastará utilizar la barra de desplazamiento vertical para desplazarnos hasta encontrar el icono de Access. Una vez localizado el icono  acompañado del texto Access 2016, sólo deberemos pulsar en él para abrir Access. - Desde la baldosa de Access 2016 del menú inicio. Como vemos en la imagen anterior, en la parte derecha hay una baldosa con el icono de Access. Para crearla basta pulsar el botón derecho del ratón y elegir la opcioón Anclar a Inicio. - Desde el icono de Access 2016 del escritorio. Para crearlo basta arrastrar la baldosa que acabamos de citar hasta el Escritorio. - Desde el botón Inicio  de Windows 7, situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza la carpeta Microsoft Office 2016, haz clic en ella, luego pulsa sobre Access 2016, y se iniciará el programa. Puedes iniciar Access 2016 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.  Para cerrar Access 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: - Hacer clic en el botón cerrar  - Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. 1.4. La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como esta:, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.  La zona de la derecha nos permite crear una nueva base de datos utilizando plantillas o crear una nueva base de datos en blanco seleccionando el icono que ves remarcado en la imagen (Base de datos en blanco). Como vemos en la parte superior izquierda hemos Iniciado sesión con el usuario aula Clic para obtener el máximo rendimiento de Office sobre todo para compartir documentos y guardarlos en OneDrive. A la izquierda aparecen listadas las últimas bases de datos abiertas (Recientes). Haciendo clic sobre una de ellas se abrirá directamente. O podemos Abrir otros archivos, en tal caso se abrirá la siguiente ventana sobre la que volveremos en el siguiente tema: 1.5. El entorno de trabajo Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de trabajo: Veamos su componentes principales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil seguir el resto del curso. La pantalla que se muestra (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante. 1.6. Las barras  La barra de Título La barra de título contiene el nombre del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual y en su extremo  derecho están los botones para acceder a la ayuda , minimizar  ,maximizar/restaurar  / y cerrar .  La barra de Acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar  , Deshacer  o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se quiera como veremos en un tema más adelante pero si utilizas un dispositivo táctil te interesa consultar este avanzado  :  La Cinta de opciones La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados encategorías o grupos. En la imagen anterior se ve la pestaña INICIO. Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que INICIO > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña INICIO. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado, gris. La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si en un momento dado necesitas disponer de más espacio de trabajo, puedes contraer la cinta de opciones haciendo clic sobre el botón situado en la parte derecha de la cinta  . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña, pero no se fijarán, para volver fijarlas tendrás que pulsar el botón  situado en la parte derecha de la cinta. La pestaña ARCHIVO La pestaña ARCHIVO  es especial, no es realmente una pestaña sino un botón que nos lleva a la vista Backstage de Microsoft Office. En la vista Backstage podemos encontrar todas las acciones que permiten gestionar los archivos incluídos en la base de datos. La ventana de la vista Backstage es diferente a la del entorno de trabajo y en ella predomina el color granate, color distintivo del programma Access de la suite Office 2016, todos los programas incluídos en la suite tienen esa vista Backstage pero cambiando el color predominante según el programa, por ejemplo en Word el color es el azul. La ficha ARCHIVO reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usados en versiones anteriores de Microsoft Office. En la parte izquierda tenemos un menú, al seleccionar una opción del menú, en la parte derecha nos aparecen más opciones o directamente se ejecuta la acción del menú. Por ejemplo si seleccionas la opción Información (la que ves en la imagen anterior) puedes realizar las acciones Compactar y reparar y Cifrar con contraseña. Si seleccionas la opción Imprimir la ventana aparece así con otras opciones: Mientras que si pulsas sobre Guardar, el documento se guardará y se vuelve al entorno de trabajo anterior. Para salir de la vista Backstage y volver al entorno de trabajo anterior pulsa en la flecha Atrás  que hay en la esquina superior izquierda de la ventana.  La barra de estado La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (BLOQ NUM), que estamos en la vista Formulario y podemos cambiar la vista a Hoja de datos,  Presentación y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más utilices. 1.7. La ayuda Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos:  Hacer clic en el botón de Ayuda  de la barra de título.  Pulsar la tecla F1 del teclado. La ventana de Ayuda tiene el siguiente aspecto: Solo tenemos que elegir uno de los temas que nos ofrece o introducir un texto a buscar en el cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior. Access se conectará a Internet para buscar la ayuda en línea, pero si usas Office 365, ya no está disponible la ayuda almacenada en el equipo, como ocurría en las versiones anteriores. 1.8. Iniciar sesión Si iniciamos sesión podemos conectarnos a Internet para subir nuestros archivos a OneDrive y acceder a ellos desde cualquier ubicación. Volveremos sobre el tema más adelante.